Poradnik

Jak czytać wynik rozliczenia

Wynik to trzy rzeczy: każda wypłata rozbita na operacje, każda wpłata i zwrot połączone z dokumentem sprzedaży oraz kontrola, czy suma operacji równa się kwocie przelewu. Ten poradnik wyjaśnia, co znaczą statusy, co zrobić z każdym i jak korzystać z raportu.

Statusy operacji

Każdy wiersz z pliku wypłat dostaje jeden status. Widać go w kroku 3 w tabeli „Operacje”, w arkuszu „Operacje” pliku XLSX i w raporcie. „Dokument” to w tym poradniku faktura, paragon albo zapis w ewidencji sprzedaży — zależnie od tego, jak dokumentujesz sprzedaż (ustal to z księgowym); dla narzędzia liczy się jednoznaczny numer w eksporcie.

Dopasowano

Operacja ma dokładnie jeden pasujący dokument (albo jedną jednoznaczną sumę dokumentów). Kolumna „Jak” mówi, na jakiej podstawie:

• po identyfikatorze płatności — eksport zamówień ma identyfikator płatności Allegro i jest on taki sam jak w pliku wypłat. Najpewniejszy sposób.
• po numerze zamówienia — plik operacji zawierał numer zamówienia zgodny z eksportem (standardowy plik Allegro go nie ma).
• po loginie i kwocie — jeden dokument tego kupującego ma dokładnie kwotę wpłaty. Gdy jest kilka dokumentów na tę kwotę, wybierany jest ten z datą operacji, a w kolumnie „Uwagi” pojawia się o tym notatka.
• po loginie i sumie zamówień — kupujący zapłacił raz za kilka zamówień; suma dokumentów równa się wpłacie i jest tylko jedna taka kombinacja.

Co zrobić: nic poza zwykłą kontrolą. Przejrzyj kolumnę „Uwagi”: jeśli ten sam dokument został przypisany do dwóch wpłat, narzędzie o tym pisze („pasuje też do innej wpłaty”) i warto sprawdzić, która wpłata jest właściwa.

Do sprawdzenia

Narzędzie znalazło kandydatów, ale nie potrafi wybrać jednego. Nie zgaduje — pokazuje wszystkich w kolumnie „Kandydaci” i powód:

• Kilka dokumentów kupującego na kwotę … — np. dwa identyczne zamówienia tego samego klienta w różnych dniach. Wybierz dokument po dacie zamówienia albo po numerze zamówienia w Base.
• Dokument z tym identyfikatorem płatności ma inną kwotę — zwykle wpłata częściowa (wpłata i dopłata do jednej faktury), dopłata do dostawy albo rabat po wystawieniu dokumentu. Obie operacje razem powinny dać kwotę faktury.
• Kilka dokumentów z tym identyfikatorem płatności — jedna płatność, kilka dokumentów (np. faktura i korekta). Sprawdź, który dokument dotyczy tej operacji.
• Kilka kombinacji zamówień tego kupującego daje kwotę wpłaty — rzadkie; zdecyduj po datach zamówień.

Co zrobić: otwórz listę „Do sprawdzenia” w kroku 3 (albo arkusz o tej nazwie w XLSX), wybierz właściwy dokument i zapisz decyzję u siebie. Te wiersze nie trafiają do pliku importu wFirma, dopóki ich nie rozstrzygniesz.

Niedopasowane

Dla operacji nie ma żadnego dokumentu, który by pasował. Powód mówi, dlaczego:

• Brak dokumentów dla tego loginu — w eksporcie nie ma żadnego dokumentu tego kupującego. Najczęściej: dokument sprzedaży jeszcze nie wystawiony, dokument jest w innym okresie niż eksport, zamówienie przyszło innym kanałem albo login w eksporcie jest inny niż w pliku Allegro.
• Są dokumenty tego kupującego, ale żaden nie ma kwoty … — dokument wystawiony na inną kwotę (rabat, inna dostawa, zaokrąglenie) albo jedna wpłata obejmuje kilka zamówień w sposób, którego nie da się rozpisać jednoznacznie. W kolumnie „Dokumenty kupującego” są wszystkie jego dokumenty z eksportu.
• Brak loginu kupującego w operacji — w pliku wypłat w polu „kupujący” nie ma loginu; zdarza się przy niektórych operacjach technicznych.
• Dokumenty nie mają tego identyfikatora płatności, a operacja nie ma loginu — eksport ma identyfikatory, ale nie ten; bez loginu nie da się szukać inaczej.
• Nieznany typ operacji — operacja, której nazwy narzędzie nie zna (blokady, rozliczenia techniczne). Nie jest ani wpłatą, ani zwrotem, ani opłatą; sprawdź ją ręcznie.
• Nie można odczytać daty lub kwoty — zła kolumna w kroku 2 albo nietypowy format w pliku. Wróć do kroku 2 i wskaż właściwe kolumny.
• Brak pliku z fakturami — nie wgrano eksportu zamówień.

Co zrobić: przejrzyj listę „Niedopasowane” w kroku 3. Dla każdej pozycji ustal, czy brakuje dokumentu (wystaw go lub dołącz do eksportu), czy dokument jest, ale na inną kwotę (wtedy księgowy decyduje, jak ująć różnicę). Po poprawieniu eksportu wgraj go ponownie — wynik przeliczy się od razu.

Prowizja (bez faktury)

Opłaty pobrane z salda: prowizje od sprzedaży, opłaty za wyróżnienia, dostawę i inne usługi Allegro. Nie są łączone z dokumentami sprzedaży, bo ich dokumentem jest faktura od Allegro za usługi (według Pomocy Allegro wystawiana za każdy miesiąc, do 15. dnia następnego miesiąca). Narzędzie sumuje je na każdą wypłatę (tabela „Prowizje i opłaty”) i wypisuje każdą opłatę osobno — tę listę porównuje się z fakturą Allegro za dany miesiąc.

Wypłata

Sama operacja przelewu na konto bankowe. Zamyka grupę operacji od poprzedniej wypłaty tego samego operatora i waluty. Anulowana wypłata (środki wróciły na saldo) jest oznaczona w kolumnie „Uwagi” i nie zamyka grupy.

Tabela „Wypłaty” i kontrola sumy

Każdy wiersz to jedna wypłata: kwota przelewu, obok suma wpłat, zwrotów, prowizji i innych operacji od poprzedniej wypłaty tego operatora i waluty. Kolumna „Kontrola” mówi, czy suma operacji równa się kwocie wypłaty:

• zgadza się — suma operacji równa się kwocie wypłaty co do grosza.
• różnica … · reszta na saldzie — po wypłacie na saldzie zostały środki (saldo po operacji równa się różnicy). To normalne, gdy wypłacono część środków.
• różnica … bez dopisku — suma się nie zgadza i nie tłumaczy jej saldo. Najczęstsze przyczyny: blokada środków, operacja, której brakuje w pliku (np. plik za zbyt krótki okres), albo operacja nieznanego typu. Zacznij od sprawdzenia, czy plik obejmuje cały okres od poprzedniej wypłaty.
• czeka na wypłatę — operacje po ostatniej wypłacie w pliku; wejdą do następnej wypłaty.
• brak wypłaty w pliku — w pliku nie ma żadnej operacji wypłaty; pokazana jest tylko suma operacji.

Pliki do pobrania

• XLSX — pięć arkuszy: „Wypłaty” (jak tabela wyżej), „Operacje” (każda operacja ze statusem, dokumentem i powodem), „Do sprawdzenia”, „Niedopasowane” i „Prowizje” (wiersz „Razem” na wypłatę i pod nim każda opłata). To plik do pracy: filtruj, dopisuj decyzje, wysyłaj księgowemu.
• Plik importu do wFirma — tylko dopasowane wpłaty i zwroty, z numerem dokumentu (albo zamówienia lub płatności — do wyboru). Wiersze „do sprawdzenia” i „niedopasowane” są pomijane, więc najpierw je rozstrzygnij. Format wFirma nie jest potwierdzony na prawdziwym imporcie, dlatego separator, format daty i waluta są do ustawienia.
• Raport PDF — jedna–dwie strony na miesiąc albo na cały okres: wypłaty z podziałem, jak dopasowano operacje, prowizje, listy do sprawdzenia i niedopasowane. Powstaje przez okno drukowania przeglądarki („Zapisz jako PDF”).

Raport dla księgowego — jak go czytać

1. Wypłaty — każdy przelew z kwotą, sumą wpłat, zwrotów, prowizji i różnicą. Wiersz „Razem” na walutę. Jeśli różnica jest zerem, przelew jest w całości wyjaśniony operacjami.
2. Dopasowanie — ile operacji połączono dokładnie, ile po loginie i kwocie, ile czeka na decyzję, ile jest bez dokumentu. To miara, na ile można ufać zestawieniu bez ręcznej pracy.
3. Prowizje i opłaty — sumy na wypłatę z rodzajami opłat; do porównania z fakturą Allegro.
4. Do sprawdzenia — pozycje z kandydatami; decyzja należy do Ciebie lub księgowego.
5. Niedopasowane — pozycje bez dokumentu; zwykle brakujące dokumenty sprzedaży lub inne kwoty.

Lista kontrolna przed wysłaniem do księgowego

1. Plik wypłat obejmuje cały okres od poprzedniej wypłaty do ostatniej (bez luk).
2. Eksport zamówień obejmuje wszystkie dokumenty z tego okresu, także wystawione później.
3. W kroku 2 wszystkie pola z gwiazdką są przypisane do właściwych kolumn.
4. Każda wypłata ma kontrolę „zgadza się” albo wyjaśnioną różnicę.
5. Lista „do sprawdzenia” jest rozstrzygnięta, a „niedopasowane” wyjaśnione.
6. Suma prowizji w narzędziu zgadza się z fakturą Allegro za ten miesiąc (opłaty naliczone w jednym miesiącu, a pobrane w następnym, opisane).